In Zeiten wirtschaftlicher Umbrüche suchen viele Unternehmen nach sozial verträglichen Lösungen, um Mitarbeitende bei Restrukturierungen, Standortverlagerungen oder Personalabbau bestmöglich zu unterstützen. Die Arbeitsstiftung hat sich dabei als strategisches Instrument bewährt. Doch: Wie läuft so eine Stiftung konkret ab? Was sind die Phasen, Aufgaben und rechtlichen Anforderungen? Und worauf kommt es in der Umsetzung an?

In diesem Artikel erhalten Sie einen strukturierten Überblick über den typischen Ablauf einer Arbeitsstiftung – von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Projektabschluss.

Die sechs Phasen einer Arbeitsstiftung im Überblick

1. Analyse & Zielgruppenklärung

Alles beginnt mit der Frage: Für wen und warum wird die Stiftung eingerichtet?

• Wer ist betroffen (z. B. durch Kündigung, Auslagerung)?

• Wie groß ist die Zielgruppe?

• Welche Qualifizierungsbedarfe bestehen?

• Ist die Gründung einer betrieblichen, offenen oder regionalen Stiftung sinnvoll?

Tipp: Je konkreter die Zielgruppe definiert ist, desto besser können Förderungen und Maßnahmen abgestimmt werden.

2. Konzeptentwicklung & Rechtsformwahl

Sobald der Bedarf klar ist, geht es an die strukturelle Umsetzung:

• Wahl der geeigneten Rechtsform (Verein, gGmbH)

• Erstellung eines Förderkonzepts

• Einbindung der Sozialpartner (z. B. Betriebsrat, Gewerkschaft, Wirtschaftskammer)

• Gremienbildung (z. B. Stiftungsrat oder Steuerungsgruppe)

 Relevanz: Nur mit gemeinnützigem Zweck und transparenter Mittelverwendung sind AMS-Förderungen möglich.

3. Registrierung und Förderantrag beim AMS

Dieser Schritt ist entscheidend für die Finanzierungszusage. Das Projekt muss beim zuständigen AMS eingereicht und genehmigt werden.

• Antragstellung mit Projektbeschreibung, Budget und Zielsetzung

• Prüfung durch das AMS inkl. Kalkulation von Verwaltungszuschüssen (10–20 %)

• Beteiligung an Schulungskosten möglich (bis zu 35 % Mehraufwand)

 Wichtig: Alle Ausgaben müssen förderfähig, sachlich begründet und dokumentiert sein.

4. Aufbau & Start der Stiftung

Nach positiver Förderzusage erfolgt die Implementierung:

• Einrichtung der Organisationseinheit (Leitung, Verwaltung, Projektkoordination)

• Vertragsabschlüsse mit Bildungsträgern, Coaches, Partner:innen

• Erstellung von Teilnehmer:innenrichtlinien und internen Abläufen

• Kommunikation an Betroffene und Stakeholder

Dokumentationspflichten: Lückenlose Aufzeichnungen zu Teilnehmer:innen, Schulungsverlauf, Ausgaben und Evaluierungen sind verpflichtend.

5. Operative Durchführung & Begleitung

In dieser Phase startet die eigentliche Arbeit mit den Teilnehmer:innen:

• Aufnahmeverfahren und Einzelberatung

• Erstellung individueller Qualifizierungspläne

• Durchführung von Schulungen, Coachings, Praktika

• Laufendes Monitoring & Controlling

Transparenz zählt: Fördermittel müssen sachgemäß eingesetzt und laufend nachgewiesen werden – inkl. Rücklagenbildung (z. B. durch den Betriebsrat vereinbart).

6. Abschluss & Nachbetreuung

Zum Ende des Projekts ist eine strukturierte Auswertung und Abschlussphase wichtig:

• Abschlussberichte an das AMS & Förderstellen

• Bilanzierung der Mittelverwendung

• Evaluierung: Integrationsquote, Abschlussquote, Zufriedenheit

• Optional: Nachbetreuung von Teilnehmer:innen oder Anschlussprojekte

 Erfolgsindikatoren: Je besser die Ergebnisse dokumentiert sind, desto höher die Chancen auf zukünftige Förderzusagen.

Erfolgsfaktoren: Worauf es wirklich ankommt

• Klare Zielsetzung & transparente Kommunikation

• Erfahrene Projektleitung & zuverlässige Bildungspartner

• Strukturiertes Finanz- und Prozessmanagement

• Kooperation mit Sozialpartnern & AMS auf Augenhöhe

• Qualitätskontrolle & regelmäßiges Reporting

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