Arbeitsstiftung in Österreich:

Was Unternehmen bei Registrierung, Verwaltung und Finanzierung beachten müssen

Arbeitsstiftungen sind ein bewährtes Instrument, um Personalabbau sozial verträglich zu gestalten und gleichzeitig Fachkräfte für neue Aufgabenfelder zu qualifizieren. Doch der Weg von der Idee bis zur operativen Umsetzung erfordert fundiertes Wissen – insbesondere bei rechtlichen, finanziellen und organisatorischen Aspekten.

Dieser Beitrag richtet sich an Unternehmen, HR-Verantwortliche und Projektentwickler:innen, die eine Arbeitsstiftung planen oder betreiben möchten – mit Fokus auf Registrierung, steuerlichen Rahmenbedingungen, Dokumentationspflichten und Fördermöglichkeiten.

1. Registrierung der Stiftung beim AMS: Der erste formale Schritt

Bevor eine Arbeitsstiftung aktiv werden kann, ist eine Registrierung beim AMS erforderlich. Diese erfolgt in der Regel im Rahmen eines strukturierten Projektantrags, der folgende Elemente enthalten muss:

• Stiftungsziel und Konzept

• Zielgruppenbeschreibung (z. B. zu kündigende Mitarbeiter:innen)

• Maßnahmenplan (Qualifizierung, Betreuung, Integrationsstrategie)

• Zeitlicher Ablauf

• Finanzierungsmodell

Das AMS prüft die Unterlagen auf arbeitsmarktpolitische Relevanz, Förderwürdigkeit und strukturelle Umsetzbarkeit. Erst nach positiver Entscheidung kann der operative Betrieb starten.

2. Steuerliche Aspekte und Rechtsträger

Arbeitsstiftungen sind keine Stiftungen im zivilrechtlichen Sinn, sondern projektbezogene Einrichtungen mit einem klar definierten Zweck und Zeitrahmen. Dennoch sind sie in der Umsetzung steuerlich und rechtlich sorgfältig zu gestalten.

Typische Rechtsformen für den Träger:

• Verein (gemeinnützig oder nicht gemeinnützig)

• GmbH (z. B. als Tochter eines Bildungsanbieters oder Sozialpartners)

Je nach Trägerstruktur gelten unterschiedliche Pflichten in Bezug auf Buchführung, Umsatzsteuer und Körperschaftssteuer. Insbesondere bei gemischten Finanzierungen durch AMS, Unternehmen und Bundesländer sollte frühzeitig steuerliche Beratung beigezogen werden.

3. Dokumentationspflicht und Mittelverwendung: Transparenz ist Pflicht

Stiftungsbetreiber unterliegen einer strengen Dokumentations- und Berichtspflicht. Folgende Elemente sind verpflichtend zu führen:

• Teilnehmer:innenlisten und Eintritts-/Austrittsdaten

• Qualifizierungsmaßnahmen mit Dauer, Inhalt und Anbietern

• Kostenübersicht inkl. Schulungskosten, Verwaltung, Infrastruktur

• Verwendungsnachweise für öffentliche Fördermittel

• Monatliche oder quartalsweise Reports ans AMS

Die Mittelverwendung muss transparent, nachvollziehbar und zweckgebunden erfolgen – insbesondere im Hinblick auf AMS-Zuschüsse und Landesförderungen. Eine interne oder externe Buchhaltung nach standardisierten Kriterien ist dringend zu empfehlen.

4. Der Stiftungsrat: Steuerung durch ein multiprofessionelles Gremium

Viele Arbeitsstiftungen – insbesondere bei größerem Volumen – setzen auf ein Gremium oder einen Stiftungsrat. Dieser erfüllt wichtige Funktionen in der strategischen Steuerung, Qualitätskontrolle und Legitimation.

Typische Mitglieder:

• Vertreter:in des Unternehmens

• AMS-Vertreter:in

• Sozialpartner (Gewerkschaft, Arbeiterkammer)

• Betriebsrat

• Bildungspartner

Der Stiftungsrat trifft u. a. Entscheidungen zu Aufnahme, Finanzierung, Zielsetzungen oder Änderungen im Projektverlauf und stellt sicher, dass die Interessen aller Stakeholder gewahrt bleiben.

5. Finanzierung und Förderung: Wie Unternehmen entlastet werden können

Eine der zentralen Fragen für Unternehmen lautet: Wer zahlt was – und wie hoch ist die Förderung?

a) Beteiligung des AMS

• Schulungsbedingter Mehraufwand: Das AMS beteiligt sich mit bis zu 35 % an den durch Qualifizierung entstehenden Mehrkosten.

• Verwaltungszuschuss: Je nach Region und Modell erhalten Stiftungen zwischen 10 und 20 % der Gesamtkosten als pauschalen Zuschuss zur Abdeckung von Organisationsaufwand.

• Förderung von Lebenshaltungskosten: Für Teilnehmer:innen kann eine AMS-Stiftungsbeihilfe beantragt werden, um finanzielle Stabilität während der Qualifizierung sicherzustellen.

b) Beiträge des Unternehmens

• Abhängig vom Modell und Umfang kann das Unternehmen Kosten in folgenden Bereichen tragen:

  • Qualifizierungsbudget pro Teilnehmer:in

  • Pauschaler Beitrag zur Projektorganisation

  • Infrastruktur oder Projektkoordination

c) Rücklagen und Drittmittel

• Viele Stiftungen greifen auch auf Mittel des Betriebsrats (z. B. Sozialfonds) oder Landesförderungen zu.

• Eine solide finanzielle Rücklagenplanung ist essenziell, um unvorhergesehene Mehraufwendungen (z. B. Verlängerung von Maßnahmen, individuelle Coachings) abzusichern.

Fazit: Arbeitsstiftungen strategisch, rechtssicher und professionell umsetzen

Für Unternehmen, die verantwortungsvoll mit Veränderungsprozessen umgehen, sind Arbeitsstiftungen ein leistungsstarkes Werkzeug – allerdings nur dann, wenn sie strategisch geplant, sauber registriert, transparent verwaltet und steuerlich korrekt aufgesetzt werden.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren:

• Frühzeitiger Austausch mit AMS, Sozialpartnern und Steuerberatung

• Klare Projektziele und realistische Finanzplanung

• Sorgfältige Dokumentation und transparente Kommunikation

• Einbindung eines kompetenten Projektträgers oder Beraters

Sie planen eine Arbeitsstiftung in Ihrem Unternehmen?

Wir begleiten Sie bei jedem Schritt – von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung:

✔ Machbarkeitsprüfung und Strategieentwicklung
✔ Unterstützung bei der AMS-Registrierung
✔ Aufbau von Finanzierungskonzepten und Förderanträgen
✔ Projektmanagement, Dokumentation und Reporting

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Arbeitsstiftungen sind kein Kostenfaktor – sondern eine Investition in Zukunft, Qualifikation und soziale Verantwortung.